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在医疗实践中，众多诊所受内部人员患病影响，需取消预约。研究人员开展关于诊所预约取消管理的研究，借助诊所电子数据处理（EDV）和结构化流程，得出有效协调、按流程操作等策略。这有助于诊所高效处理预约取消，提升服务质量。
在繁忙的医疗世界里，诊所就像一台精密运转的机器，任何一个小故障都可能引发大问题。如今，不少诊所正面临着棘手的状况：内部人员因病缺勤，导致既定的诊疗计划被打乱，大量预约不得不取消。这不仅给患者带来诸多不便，也让诊所陷入混乱，医患关系可能因此受到影响，诊所的正常运营秩序也遭受冲击。在这样的背景下，开展关于如何合理、高效处理诊所预约取消问题的研究迫在眉睫。
虽然文中未明确提及具体的研究机构，但从内容来看，研究人员围绕这一问题进行了深入探索。他们发现，借助诊所电子数据处理（EDV）系统和结构化的操作流程，能有效缓解预约取消带来的压力。相关研究成果发表在《HNO Nachrichten》上，这为医疗领域解决类似问题提供了重要参考，对提升医疗服务的稳定性和患者满意度意义重大。
研究人员在研究过程中，主要采用了经验总结和实践指导相结合的方法。从实践经验丰富的医学专业人员处收集信息，像医学专业人员（MFA）Gülsen Liman 提供的见解就为研究提供了关键支撑。同时，基于实际诊所运营场景提出针对性建议，而非依赖复杂的实验技术。
快速的信息沟通渠道
研究指出，诊所团队内部的协调和遵循既定流程至关重要。为了实现高效沟通，诊所应确定专门的通讯工具，比如即时通讯软件，它比大规模邮件分发更节省时间和精力。MFA 若身体不适或家人突发状况，应尽早告知同事可能的缺勤时间。通过这样的信息快速传递，能提前为预约调整做准备，减少突发状况对诊所运营的影响。
患者管理系统（PVS）中的记录
若诊所设有主管经理，其应负责筛选需取消的预约，并将任务分配给团队成员。而患者管理系统（PVS）是预约取消管理的核心部分。在 PVS 中，需记录患者期望的通知方式，如电话、短信或邮件，这些信息可通过诊所的病历问卷收集并录入。通过 PVS，还能明确每位 MFA 负责取消哪些预约，并且能记录通知患者的具体情况，便于主管经理了解整体进展。
预约日历中的空闲时段
根据经验，大多数患者对临时取消预约表示理解。诊所工作人员在取消预约时，应态度友好且坚定，并与患者共同确定尽可能临近的替代预约时间。诊所的预约日历中应预留出一些空闲时段，以应对这类紧急情况。若遇到不理解的患者，MFA 有权结束通话，但需在患者病历中记录相关情况。尤其是对于择期手术预约，若患者已安排好假期、护理人员或交通服务，处理不当可能引发更大问题。
纸质通知与多渠道信息发布
诊所的电话系统应设置为，所有取消预约的呼出电话在对方显示屏上显示诊所的中心号码，避免患者误记内部转接号码。同时，诊所应允许患者通过邮件取消预约，并设置专门邮箱，防止信息混乱。此外，诊所还应制作纸质通知，张贴在诊所入口、候诊室、医生中心的公告板等地，告知患者诊所运营的调整情况。如果诊所的社交媒体渠道和网站支持，也应及时发布相关信息。对于大型诊所，建议根据不同地点分别组织预约取消管理工作。
研究表明，通过建立快速信息沟通渠道、有效利用 PVS 系统、合理规划预约日历以及多渠道发布信息等方式，能够在诊所人员因病缺勤导致预约取消时，更好地协调各方，减少医患矛盾，保障诊所的正常运营。这些策略为医疗实践中的预约取消管理提供了实用的指导，有助于提升整个医疗服务体系的稳定性和可靠性，对优化医疗服务流程、改善医患关系有着重要的推动作用。未来，医疗领域可进一步基于这些研究成果，结合数字化技术的发展，探索更高效的预约管理模式，以应对不断变化的医疗需求和复杂的运营状况。
